Was Automatisierung und KI konkret verändern.

Herausforderung: Support-Anfragen zu Terminen, Preisen und Status liefen ausschliesslich per Telefon und E-Mail ein — mit langen Wartezeiten ausserhalb der Bürozeiten.

Lösung: Ein KI-Agent beantwortet wiederkehrende Anfragen in Echtzeit, erkennt Anliegen automatisch, gleicht sie mit dem ERP ab und eskaliert komplexe Fälle direkt an das Team.

Herausforderung: Offerten für Solaranlagen wurden manuell in Excel erstellt und per E-Mail verschickt — zeitintensiv und ohne Anbindung an die Buchhaltung.

Lösung: Ein individuelles, PIN-geschütztes Offerten-Tool erstellt Angebote direkt im Kundengespräch und übergibt sie per Make.com automatisiert an Bexio — ganz ohne doppelte Erfassung.

Herausforderung: Kunden fragten Status, Fristen und Dokumente laufend telefonisch oder per E-Mail an — das Team verlor Zeit mit wiederkehrenden Auskünften.

Lösung: Ein individuelles, passwortgeschütztes Kundenportal zeigt Dokumente und offene Punkte in Echtzeit — sicher und jederzeit selbstständig abrufbar.

Herausforderung: Eingehende Lieferantenrechnungen wurden manuell erfasst, geprüft und in die Buchhaltungssoftware übertragen — fehleranfällig und zeitintensiv.

Lösung: Ein n8n-Workflow liest Rechnungen aus E-Mail-Postfach und Scan-Ordner aus, extrahiert die Positionen per KI, gleicht sie mit Bestellungen ab und bucht sie direkt im System.

Herausforderung: Beim Aufnehmen neuer Kunden mussten Ordnerstruktur, Zugriffsrechte und Willkommens-Dokumente manuell in SharePoint angelegt werden — zeitintensiv und fehleranfällig.

Lösung: Ein n8n-Workflow legt bei Vertragsabschluss automatisch die passende SharePoint-Struktur samt Zugriffsrechten an, verteilt die Willkommens-Dokumente und informiert das zuständige Team.